Enkele tips voor een geslaagde beursdeelname

Vakbeurzen kosten handen vol geld, je kan het dus maar best zo goed mogelijk voorbereiden en organiseren. Onze tips zorgen alvast voor een optimale voorbereiding.

Enkele tips voor een geslaagde beursdeelname

Zelfs in digitale tijden blijft een vakbeurs een uitstekende manier om je bedrijf zichtbaar te maken en je expertise te tonen. Je vindt er klanten, presenteert nieuwigheden aan de buitenwereld en verkent nieuwe markten. Iets om dus goed aan te pakken. Hier zijn 20 praktijktips om meer uit je beursdeelname te halen.

 
Vóór de beurs

1.   Stel één algemene coördinator aan die intern en extern alles in goede banen leidt. Duidelijkheid over wie de regie heeft, bespaart heel wat verwarring.

2.   Onderzoek of je kunt deelnemen via Flanders Investment & Trade en bekijk de subsidiemogelijkheden — zeker als je een beurs buiten Europa op het oog hebt.

3.   Reserveer hotelkamers minstens een jaar op voorhand, met gratis annulering (bijv. via Booking.com). Boek er gerust wat te veel: de overtollige kamers annuleer je een week voor de beurs.

4.   Neem de tijd om een goede standlocatie te kiezen. Een stand aan een drukke gang of naast een toonaangevende firma trekt vanzelf meer bezoekers.

5.   Schrijf je klanten persoonlijk aan en nodig ze uit. Voorzie voldoende vrijkaarten of kortingsbonnen — een persoonlijke uitnodiging werkt altijd beter dan een algemene mailing.

6.   Zorg dat je bedrijf gemakkelijk te vinden is in de beurscatalogus, bij de relevante rubrieken — zowel online als offline.

7.   Wordt de beurs gecombineerd met een conferentie? Bereid een presentatie voor over een relevant onderwerp: je recentste innovatie, een boeiende case of een actuele marktontwikkeling.

8.   Schrijf je in voor het innovatieparcours of de innovatieprijs, zeker als je een nieuwigheid voorstelt. Gratis extra exposure — je zou er gek voor zijn om het niet te doen.

9.   Laat de wereld weten dat je aanwezig bent. Vermeld je standnummer en hal in e-mailhandtekeningen, op je website, offertes, facturen en sociale media. Kondig de beurs aan op LinkedIn en moedig medewerkers aan om het te delen.

10.   Bestel tijdig opvallende giveaways met je bedrijfsgegevens. Leuke weggevertjes hoeven niet veel te kosten, maar maken wel indruk.

11.   Kies voor herbruikbare communicatiemiddelen: posters, banners, brochures en giveaways die je op meerdere events kunt inzetten. Dat bespaart flink op drukkosten.

 
Tijdens de beurs

12.   Beter een kleine, maar verzorgde stand dan een grote oppervlakte met weinig inhoud. Kies een formaat dat past bij je bedrijf én bij je beschikbare aankleding.

13.   Voorzie een afsluitbare berging en laat ’s avonds niets waardevols achter op de stand. Zelfs op bewakte beurzen verdwijnen schermen en andere waardevolle items.

14.   Wat doe je en voor wie? Je stand moet het in één oogopslag duidelijk maken. Ga niet voor vage omschrijvingen, maar val met de deur in huis.

15.   Neem een uitnodigende, positieve en verwelkomende houding aan. Verschuil je niet achter je laptop of smartphone, maar ga zelf actief in contact met bezoekers.

16.   Verzamel de gegevens van elke bezoeker. Organiseer desnoods een dagelijkse tombola met een aantrekkelijke prijs — en laat niemand vertrekken zonder naam en e-mailadres.

17.   Werk met een efficiënt registratiesysteem voor contacten. Een eenvoudig registratieblad per contact — met visitekaartje en een duidelijke actie en deadline — is vaak al voldoende. Beter nog zijn de scansystemen die momenteel vaak aangeboden worden, zodat je alle contacten na de beurs vlot kan opladen in je CRM-systeem.

18.   Maak een overzichtelijk persmapje en leg voldoende exemplaren klaar voor de vakpers — zowel op papier als digitaal. Gebruik foto’s in hoge resolutie zodat de pers er meteen mee aan de slag kan.

19.   Leg brochures en flyers ín je stand, en niet aan de gangzijde. Zo verplicht je geïnteresseerden om binnen te stappen en vermijd je dat materiaal verloren gaat aan toevallige voorbijgangers die alles meenemen wat ze vinden.

 
Na de beurs

20.   Garandeer een tijdige en persoonlijke opvolging van alle contacten. Begin met een persoonlijk bedankbericht aan elke bezoeker. Dankzij je registratie tijdens de beurs werk je nadien efficiënt alle contacten af.

 
Heb jij zelf tips uit de praktijk die het verschil maken op een beurs? Deel je ervaring gerust via ons contactformulier.

→  Zoek je iemand om je bedrijf te vertegenwoordigen op een beurs of handelsmissie? Contacteer mij gerust.